Bewust omgaan
met gegevens.

Wie zijn wij?

Emfourge is een eenmanszaak van Mike Gulien, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42188101. Mike Gulien is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die in deze verklaring staat. Je bereikt ons via [email protected] of het contactformulier.

Welke gegevens verwerken we?

Bij een contactaanvraag verwerken we je naam, e-mailadres, eventueel je bedrijfsnaam, gekozen onderwerp en bericht, met een aanvraagnummer, datum, behandelstatus en verzendstatus. Een melding kan ook de bronpagina bevatten. De projectcheck voegt je antwoorden over het soort project, functies, planning en doel toe. Bij een app-aanvraag gaat het ook om je app-idee, bouwtool, openbare URL, beschikbare codetoegang, problemen, toelichting, urgentie, doel en eventueel de uitkomst van de snelle check. Deel geen wachtwoorden, geheime sleutels of bijzondere persoonsgegevens.

AI-zichtbaarheidsscan en app-check

De AI-zichtbaarheidsscan ontvangt een URL en onderzoekt de openbare homepage, robots.txt, llms.txt en sitemaps. Het pad en eventuele queryparameters van je invoer worden voor deze scan niet gebruikt: de scan begint op het hoofddomein. De app-check onderzoekt openbare HTML, HTTP-headers en maximaal vijf scripts van dezelfde oorsprong. Beide tools gebruiken Cloudflare DNS om domeinnamen te controleren en benaderen de onderzochte websites. Die websites ontvangen daarbij een technisch verzoek van onze server. Er wordt voor deze checks geen AI-API aangeroepen. Resultaten komen terug in je browser; de scan is geen beoordeling door een AI-model. We bewaren de URL, het domein en een korte samenvatting als aanvraag; contactgegevens bewaren we alleen als je die zelf invult, zodat we je vraag kunnen opvolgen.

Doelen en grondslagen

We gebruiken je contactgegevens en intake-antwoorden om je vraag te beantwoorden, je aanvraag te beoordelen en op jouw verzoek een offerte of samenwerking voor te bereiden (artikel 6 lid 1 onder b AVG: precontractuele maatregelen). Voor algemene correspondentie, zakelijke contactpersonen en het aanbieden en beveiligen van de tools gebruiken we ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG): bereikbaar zijn, dienstverlening aanbieden en misbruik voorkomen. We beperken daarvoor de gegevens en toegang. Als we voor een afzonderlijk doel toestemming vragen, is artikel 6 lid 1 onder a AVG de grondslag; die toestemming kun je weer intrekken. Het versturen van het contactformulier is geen toestemming voor reclame. Zonder de verplichte contactgegevens kunnen we je aanvraag niet behandelen. We nemen geen besluiten met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking.

Ontvangers en verwerkers

Mike Gulien leest en behandelt de aanvragen als beheerder. Aanvragen worden bewaard in de database van de website op onze eigen server. Het beveiligde Emfourge OS kan ze via een beheerkoppeling ophalen en de beheerder kan ze als lead of klant overnemen. Resend verzorgt e-mailmeldingen: een contactmelding bevat naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en bericht; een aanvullende leadmelding bevat datum, type, bronpagina, bedrijfsnaam, naam en onderwerp. Cloudflare verzorgt DNS en de proxy voor de website en DNS-controles voor de tools. De website draait op een eigen server, beheerd via Coolify. Deze diensten verwerken de gegevens die nodig zijn voor hun taak. We verkopen je gegevens niet. Gegevens kunnen daarnaast worden verstrekt als dat wettelijk verplicht is.

Doorgifte buiten de EER

Resend (e-mail) en Cloudflare zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Met deze verwerkers gelden verwerkersovereenkomsten (DPA). Voor doorgifte buiten de EER gebruiken we EU-standaardcontractbepalingen en/of het EU-US Data Privacy Framework, afhankelijk van de toepasselijke dienst en afspraken. Je kunt hierover vragen stellen via [email protected].

Emfourge OS (intern klantsysteem)

Emfourge OS slaat leads, klanten, offertes en contactgegevens op om offertes en overeenkomsten voor te bereiden en uit te voeren. De grondslagen zijn uitvoering van de overeenkomst en precontractuele stappen op jouw verzoek, en ons gerechtvaardigd belang om de klantrelatie te beheren. Leads zonder opdracht bewaren we maximaal 24 maanden. Klant- en financiële gegevens, waaronder facturen en offertes die tot een opdracht leidden, bewaren we 7 jaar op grond van de wettelijke (fiscale) bewaarplicht.

Bewaartermijnen

Contactaanvragen en leads waar geen opdracht uit volgt bewaren we maximaal 24 maanden na het laatste contact. De beheerder verwijdert deze gegevens, inclusief e-mailkopieën die niet meer nodig zijn. Klant- en financiële gegevens, waaronder facturen en offertes die tot een opdracht leidden, bewaren we 7 jaar op grond van de wettelijke (fiscale) bewaarplicht.

Tijdelijke technische gegevens

De AI-scan houdt resultaten maximaal 15 minuten beschikbaar in een tijdelijke cache in het werkgeheugen, met maximaal 200 domeinen. Verlopen resultaten worden bij raadpleging verwijderd of eerder verdrongen; de URL en een korte samenvatting van beide checks worden als aanvraag in de database bewaard. Voor beide tools staat een IP-adres tijdelijk in het werkgeheugen om maximaal vijf verzoeken per tien minuten toe te staan; verlopen tellers worden bij een volgend verzoek opgeruimd. Het contactformulier gebruikt een hash van IP-adres en uur voor maximaal vijf aanvragen per uur. Die teller verloopt na twee uur en wordt bij een volgende toegestane aanvraag opgeruimd. Server- en proxylogs kunnen technische verzoekgegevens bevatten en worden maximaal 30 dagen bewaard.

Beveiliging

We gebruiken HTTPS en de website stuurt HSTS-beveiligingsheaders mee. Een Content Security Policy beperkt welke bronnen de website mag laden. Beheer en het bekijken van aanvragen zijn afgeschermd voor de beheerder; de koppeling met Emfourge OS vereist een geheime toegangssleutel. Invoercontroles, een verborgen spamveld en verzoeklimieten helpen misbruik te beperken.

Cookies en opslag in je browser

We bewaren je cookiekeuze gedurende 12 maanden in localStorage. Analytische en marketingcookies zijn momenteel niet in gebruik en worden pas geplaatst na jouw toestemming. De beveiligde beheer-login van Emfourge OS gebruikt een functionele sessiecookie. Lees de Cookieverklaring voor alle gebruikte opslag. Je kunt je keuze altijd wijzigen via ‘Cookie-instellingen’ in de footer.

Demo’s

De openbare demo’s demo-os.emfourge.com en demo-rooster.emfourge.com gebruiken fictieve gegevens en worden iedere nacht teruggezet. De rooster-demo gebruikt daarvoor 03:00 uur in de tijdzone Europe/Amsterdam. De OS-demo wordt ook dagelijks teruggezet. Ingevoerde demogegevens worden dagelijks gewist. Vul in deze gedeelde oefenomgevingen geen echte persoonsgegevens, vertrouwelijke informatie of wachtwoorden in. Andere bezoekers kunnen demogegevens zien of wijzigen.

Jouw rechten

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid van je gegevens, voor zover de AVG die rechten in jouw situatie geeft. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken; dat verandert niets aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking. Mail je verzoek naar [email protected]. We reageren binnen één maand. Is een verzoek ingewikkeld en is meer tijd nodig, dan laten we dat binnen die maand weten met de reden en de verlenging (maximaal twee extra maanden). We kunnen je vragen op een passende manier te bevestigen wie je bent.

Contact

Voor vragen over deze verklaring of een privacyverzoek kun je terecht bij Mike Gulien van Emfourge via [email protected] of via de contactpagina.

Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Ben je niet tevreden over hoe we omgaan met je persoonsgegevens? Neem gerust contact op. Je kunt ook rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.